La déclaration des paiements au gouvernement dans le cadre de l’ITIE est une requête de l’Etat Sénégalais, ainsi qu’une demande de la société civile élargie. A ce titre, l’ITIE est une priorité pour Teranga Gold Corporation.
Une mobilisation au plus au niveau de l’entreprise
L’avancée du processus ITIE au Sénégal est discutée chaque semaine au cours d’une vidéoconférence interne sur la RSE à laquelle participent le Président-Directeur Général de Teranga Gold Corporation et le Directeur Général de Sabodala Gold Operations. Cette implication au plus haut niveau est un signal pour chaque département concerné par l’ITIE de l’importance du processus dans la stratégie globale de la société.
Un processus dirigé par les départements juridiques et financiers
Notre représentation active au sein du GMP (groupe multipartite) nous a permis d’anticiper les échéances du processus et d’impliquer en amont le département Finance. Ainsi, notre Chef comptable était présent à la réunion de mise à niveau des entreprises sur le processus ITIE organisée le 26 juin 2014. Notre Directeur des affaires juridiques et fiscales était quant à lui présent lors de la première session avec les consultants de Fair-Links, le 15 janvier 2015. A l’occasion de cette réunion, il nous a été demandé de transmettre dans un délai de 15 jours, un fichier avec les paiements effectués à l’Etat pour les années 2012 et 2013 afin de finaliser l’étude de cadrage. Pour répondre à cette échéance et compte tenu du fait que Teranga Gold déclare pour 3 entités de droit sénégalais (Sabodala Gold Operations, Sabodala Mining Company et Oromin Joint-Venture Group), 2 à 3 personnes ont du être mobilisées. Notre Directeur des affaires juridiques et fiscales a été nommé en interne Coordinateur de la collecte des données. Le 19 mai 2015, la demande officielle de déclaration nous est parvenue avec l’échéance du 10 juin.
« Ce délai a exigé une grande réactivité de la part de Teranga mais aussi de la part de nos commissaires aux comptes (deux cabinets d’audit sont impliqués pour couvrir nos différentes entités). Nous avons également mobilisé deux à trois employés en interne pour pouvoir respecter l’échéance ».
En effet, Le volet II « Déclarations détaillées des paiements versés par votre entreprise à l’État » nécessite actuellement des recherches dans nos archives en particulier de toutes les pièces justificatives demandées par les commissaires aux comptes dans le cadre de leur revue avant l’émission des attestations correspondantes. Par ailleurs, nous avons à plusieurs reprises contacté pour diverses clarifications sur le processus la consultante de Fair-Links (Mme Magali Kreitmann), qui nous a à chaque fois bien éclairé.
Quelques enseignements et recommandations
Au vu de cette expérience, les facteurs de succès nous semblent être : une implication forte de la Direction Générale et des Directions concernées par la collecte de données, la nomination d’un coordinateur interne de niveau senior et l’existence d’un système de gestion comptable adapté. Pour ce dernier critère, les demandes dans le cadre de l’ITIE ont incité le département finance à optimiser son système de suivi des paiements effectués à l’Etat. Puisque les données à fournir dans le cadre de l’ITIE sont en base caisse, les demandes de l’Etat et les pièces de banque correspondantes sont désormais systématiquement numérisées et archivées au sein d’un espace dédié sur le serveur du département finance, afin dans le futur d’éviter des recherches dans nos archives.
La difficulté principale identifiée pour ce premier exercice a été le délai imparti pour la collecte et la certification des données. Si nous pouvions faire une suggestion au Secrétariat de l’ITIE, cela serait d’allonger les délais pour les prochains rapports et/ou d’établir un calendrier en amont.
Jean-François Reiss, Directeur des affaires Juridiques et fiscales
Prisca Piot, Directrice des affaires publiques et du développement durable
Marième Diawara Thiaw, Responsable RSE
